チャットコミュニケーションについて

目次

クヌギでは、業務に関する主なコミュニケーションをチャット(Microsoft Teams)にて行っています。
その主な目的は、各自の業務に集中しやすい環境作り、施策提案や業務相談など他者のやり取りを見て自身の業務に活用する、また情報の共有漏れや齟齬、紛失防止です。

1チャットコミュニケーションの運用ルール

1-1①原則、個別チャットではなく、複数人が参加しているグループチャットでのコミュニケーションで行う

個人的な相談や1on1ミーティングのテーマ決め等の他者に見られたくない内容以外は、目的に応じた各グループチャットを利用することを原則としています。

1-2②原則、個別チャットでメッセージを受けた人は即時返信をする義務はない

①の通り、業務に関する相談はグループチャットで行うため、個別チャットによるメッセージは迅速な対応を求めないことを原則としています。
また、個別チャットで受け取った内容がグループチャットに相応しいと判断できる場合は、各自が適切なグループチャットへの誘導を行う文化が出来上がっています。

この運用ルールは、チャットコミュニケーションのメリットを最大限に活かしたいという意図のもとに制定されています。

2チャットコミュニケーション(非同期コミュニケーション)のメリット

チャットは個々人が異なる時間でコミュニケーションを成立させることが可能なため、非同期コミュニケーションの代表的な方法のひとつとです。
その非同期という特徴から、特にクヌギの場合では以下のようなメリットを享受することができると考えています。

2-1他者の施策提案や業務相談などをいつでも自由に見られる業務上の質問や相談、施策提案などを複数人が参加しているチャットで行うことにより、発言者以外の人も知見を貯めやすい環境を作ることができる

業務に慣れていないうちは仕事の進め方について多くの参考ケースを拾うことが可能で、指導する立場になったら指導しているメンバーがどこで躓いているか・何が得意かなどを観察しやすいため、メンバーには積極的にチャットサーフィンを行うよう推奨しています。

2-2思考の言語化トレーニングになる

対面・口頭のコミュニケーションは非言語のニュアンス(ボディランゲージや表情など)に頼れますが、それらをあらかじめ明確に言語化してテキストでやり取りすることで、お互いに伝えたいことの解像度を高めやすくなります。また、メッセージを反射的に送る機会が減るため、相手が理解しやすく矛盾していない文章構成を考えアウトプットする習慣が身につきます。

2-3テキストログを残すことで、情報の共有漏れや「言った・言わない」トラブルを防ぎやすい

複数人が参加・閲覧しているグループチャットでのやりとりを徹底することで、特定のメンバーに連絡事項や有益な情報が伝わらないという事象が発生する可能性を低くすることが可能です。また、ログが残っているため「言った・言わない」の水掛け論トラブルが発生することもほとんどありません。
普段からこのようなチャットコミュニケーションを行うことで、出社からリモートワークへ勤務体制を変更した今でもスムーズに業務を行えています。

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